Personnel de soutien administratif - Module « Transactions » (Absences et présence)

Le module Transactions a été spécialement conçu pour répondre aux besoins du personnel administratif dans la gestion de la paie. Ce module facilite le suivi des coupures de traitement, l’inscription des temps de remplacement à payer et, en cas de synchronisation, la communication en temps réel des informations essentielles au système de paie. Ce processus contribue à réduire les risques d’erreurs et à uniformiser les pratiques administratives, facilitant ainsi la gestion efficace des absences et présences dans votre organisation. 

Rendez-vous dans le module Transactions du menu de gauche et sélectionnez l'onglet Absences et présences. Vous y trouverez toutes les déclarations d’absence des employés de votre établissement, même si vous n’étiez pas la personne responsable de leur approbation. 

Configurer les paramètres de recherche

• Sélectionnez votre Établissement.
• Avec la case Tous les établissments, vous pouvez afficher uniquement l'établissement choisi ou afficher tous les établissements de l'organisation de celui-ci.
• Indiquez la période souhaitée en précisant les dates de début et de fin en dcochant la case Journée courante.
• Filtrez par statut de transaction de l'absence et/ou de la présence pour affiner les résultats.

Interface intuitive

• Colonne de gauche: La section dédiée aux absences (son ou ses remplacements reliés seront vis-à-vis).
  
• Colonne de droite: La section dédiée aux présences (son ou ses absences reliées seront vis-à-vis) 
• Une absence sans remplacement indique qu’il n’était pas nécessaire de remplacer l’employé concerné
• Une seule présence sans absence signifie qu’il s’agit d’un surnuméraire.

Modifier et consulter les informations

Édition : Utilisez l’icône en forme de crayon pour modifier certaines options dans une absence ou une présence.

Pièces justificatives : Les absences accompagnées d’une pièce justificative sont signalées par une icône de trombone pour une identification rapide.

Détails supplémentaires : Cliquez sur le numéro de l’absence ou présence pour accéder à l’ensemble des informations la concernant.

Icônes uniques au module Transactions:

• L'icône: Racourci qui permet de passer d’un statut à l’autre comme À saisir, ou Saisie. 
• L'icône: Vous permet de consulter ou d’ajouter des notes internes sur la transaction. 

Temps cumulatif à payer

Le temps à payer par remplaçant est affiché sur une ligne grise. Ce temps peut être visualisé en minutes ou en heures (avec 4 décimales).

En cliquant sur le bouton Filtres, une fenêtre ouvrira à droite de votre écran avec des options de filtrage supplémentaires. Vous pouvez filtrer par numéro de l’absence et du remplacement, par emploi, par justification d’absence, par employé, par remplaçant et par approbation d'absence puis vous pouvez afficher la durée en heure au lieu de l’avoir en minute. C’est également dans ces filtres que vous pouvez décider d’afficher les absences et remplacements avec ou sans les surnuméraires. De plus, si vous le désirez, vous pouvez aussi seulement afficher les absences et remplacements qui contiennent des commentaires et/ou des notes dans transactions.

Chaque transaction suit un processus clair et est associée à deux statuts :

• Le premier statut lié à la paie.
• Le deuxième statut lié à l’approbation de l'absence ou au remplacement en question dans leur module respectif.

Il est également possible d’ajouter des codes budgétaires pour les présences, via le champ dédié.

Consultation des notes internes

Sous l’absence, vous avez accès, en mode consultation seulement et d’un seul coup d’œil, au suivi complet de la conversation concernant les notes de l’absence et du remplacement.  

Les différents statuts disponibles

	Lorsqu’une absence est déclarée, elle apparaît immédiatement dans le tableau de bord du module Transactions avec le statut À valider. La secrétaire valide le temps à couper et à payer aux différentes personnes. Elle peut changer des informations au besoin. Lorsque la transaction est validée, elle change le statut pour À saisir en cliquant ici
	Ce statut indique que l’absence ou la présence a été validée et qu’elle est prête À saisir au système de paie. Sachez qu’il est encore possible de modifier des informations.
	Ce statut indique que la transaction a été inscrite dans le système de paie. Si une modification est faite, le système force l’inscription d’un commentaire pour expliquer les raisons du changement. Le statut passera automatiquement à Correction.
	Ce statut indique qu’une transaction déjà saisie au système de paie a été modifiée. Le personnel responsable du système de paie doit en prendre connaissance et apporter les modifications appropriées dans le système de paie.   Elle change le statut pour Saisie lorsque les corrections sont faites au système de paie.