Personnel de soutien administratif - Comment fonctionne l'assignation?

L’assignation permet de désigner directement un remplaçant pour une absence, sans passer par la diffusion d’une offre à l’ensemble des candidats disponibles. Cette fonctionnalité est idéale lorsque vous avez déjà validé la disponibilité d’un remplaçant ou que vous souhaitez attribuer rapidement un remplacement à une personne spécifique.

Attention, lorsqu’un remplaçant est assigné, la demande est immédiatement ajoutée à son agenda avec un statut Acceptée, et une notification lui est envoyée en fonction de ses paramètres. Cependant, il est important de noter que la liste des remplaçants affichée dans l’outil ne garantit pas leur disponibilité. Une validation préalable avec la personne est donc essentielle avant de finaliser l’assignation.

Cette option, généralement réservée au personnel administratif, peut être utilisée à partir d’une déclaration d’absence ou via le module de Rechercher.

Assignation via le module Absences

1. Accédez au module Absences et cliquez sur le bouton Nouvelle absence et remplissez les formulaires d’absence et de remplacement.

2. En bas du formulaire, cliquez sur le bouton Assigner et soumettre.

3. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le remplaçant souhaité.

4. Confirmez votre choix pour valider l’assignation.

5. L’absence sera immédiatement ajoutée à l’agenda du remplaçant avec un statut Acceptée.

6. Une notification sera envoyée au remplaçant selon ses paramètres.

Pour plus d'information sur le processus d’assignation, vous pouvez consulter cette vidéo explicative: Vidéo - Comment assigner un remplaçant à mon remplacement ?

Assignation via le module Rechercher

Pour les assignations effectuées via le module Rechercher, veuillez consulter l’article : Personnel de soutien administratif - Comment fonctionne le module « Rechercher »?