Personnel de soutien administratif - Comment fonctionne le module « Rechercher »?

Le module Rechercher de la plateforme a été conçu pour simplifier et optimiser la gestion des remplacements. Que vous ayez besoin d’identifier rapidement des remplaçants ou de personnaliser l’envoi de vos offres, cet outil s’adapte aux besoins spécifiques de votre organisation. Notez que Cette fonctionnalité est généralement réservée au personnel administratif des organisations scolaires.

Étape 1

• Pour lancer une recherche, accédez au module Rechercher.
• Le champ Établissement est automatiquement rempli selon vos paramètres. Si nécessaire, vous pouvez modifier cet établissement via le menu déroulant.
• Sélectionnez la date et les heures pour lesquelles un remplacement est requis, puis cliquez sur Ajouter cette date.

Étape 2

Dans cette étape, vous pouvez préciser les détails suivants :

• Nom de l’employé : Celui à remplacer.
• Emploi et justification de l’absence : Renseignez la raison et le poste concerné.
• Gestionnaire approbateur : Personne responsable de valider l’absence.
• Spécialité et clientèle visée : Pour affiner la recherche.
• Nombre de remplaçants requis : Si plusieurs personnes sont nécessaires.
• Autres champs : Complétez les champs restants, si nécessaire, pour fournir des informations supplémentaires. 

Vous avez la possibilité d’indiquer s’il s’agit d’une demande de surnuméraire en activant la pastille. Pour plus de détails, veuillez consulter l’article: Personnel de soutien administratif - Comment rechercher un surnuméraire?

Étape 3

En bas du formulaire, trois boutons sont disponibles :

• Appliquer l’ordre d’appel organisationnel: En sélectionnant cette option, toute sélection manuelle de candidats est ignorée. Le système applique l’ordre d’appel paramétré par votre organisation.
• Rechercher: Ce bouton lance une recherche pour afficher une banque de remplaçants disponibles.
• Assigner et soumettre: Cette option permet d’assigner directement la demande à un remplaçant précis. Cela l’ajoute automatiquement à son agenda avec un statut Acceptée.

Attention, il est primordial de valider la disponibilité avec le remplaçant avant de l’assigner.

 

Pour plus d'information sur l'assignation, vous pouvez consulter l'article suivant: Personnel de soutien administratif - Comment fonctionne l'assignation?

Fonctionnalités du module Rechercher

En cliquant sur le bouton Rechercher, le système génère une liste de remplaçants disponibles, divisée en deux catégories :

• Correspond aux préférences des remplaçants .
• Ne correspond pas aux préférences des remplaçants .

Chaque catégorie est ensuite subdivisée selon le statut de qualification des candidats dans la spécialité sélectionnée:

• Qualifié
• Accepté
• Non légalement qualifié
• Toléré

• Vous pouvez sélectionner tous les candidats d’une catégorie ou sous-catégorie via la case à cocher.
• Les remplaçants favoris sont signalés par un cœur rouge. Un bouton dédié permet de sélectionner uniquement vos favoris pour leur envoyer l’offre en cliquant sur le bouton Sélectionner favoris.
• Vous avez également la possibilité de cocher manuellement les candidats grâce à la case Sélectionner sur leur carte. 
• Cliquer sur Envoyer pour transmettre l’offre aux candidats sélectionnés. 

Attention, veuillez noter que l'option Envoyer ne respecte pas votre ordre d'appel, ce qui pourrait contourner votre convention collective et/ou les ententes internes.

Pour consulter l’état de vos demandes, rendez-vous dans le module Remplacements, où vous pouvez visualiser et gérer toutes les demandes effectuées.

Pour avoir plus d’informations, veuillez consulter cette vidéo:  Vidéo: Personnel de soutien administratif -Comment rechercher mon remplaçant?