Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursements de déplacements » ?

Que vous soyez en déplacement professionnel ou que vous ayez à couvrir plusieurs établissements, il est essentiel de bien remplir votre demande de remboursement de déplacements pour garantir un traitement rapide et précis.

Ce guide vous accompagne étape par étape pour compléter correctement le formulaire  Remboursement de déplacements, afin de faciliter vos démarches et assurer que toutes les informations nécessaires sont fournies. 

Voici comment étape par étape pour y parvenir:

Dans le menu de gauche, sous la section Formulaire, cliquez sur Remboursements de frais. Cliquez sur le bouton Ajouter.

Deux types de remboursements sont disponibles dans une nouvelle demande :

• Remboursement de dépenses;
• Remboursement de déplacements.

Notez qu'il est possible de remplir un formulaire avec des frais de dépenses et de déplacement simultanément.

Si vous souhaitez savoir savoir comment remplir une demande de remboursements de dépenses, consultez cet article: Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursements de dépenses » ? 

Tout d'abord, remplissez les champs au haut de la page de votre formulaire, soit la section Remboursement de frais:

Ainsi, sélectionnez l'établissement pour lequel vous souhaitez soumettre votre formulaire et indiquez votre emploi en lien. 

Le champ Établissement principal ne peut pas être modifié car il s'agit d'une donnée indiquée à votre profil organisationnel. Le champ Port d'attache est également à titre informatif: il est seulement utile dans le calcul des déplacements selon le paramétrage du type de déplacement, si applicable. 

Avec ces premiers champs remplis, cliquez sur Ajouter dans la section Remboursement de déplacements.

Un formulaire va s'ouvrir. Débutez en indiquant le type de remboursement de votre déplacement. 

Ainsi d'autres champs vont apparaître en fonction du type de déplacement sélectionné.

Dans tous les cas, indiquez la Date du déplacement et ajoutez une Description. Notez qu'un frais ne peut pas supporter une date dans le futur.

Ensuite, entrez les informations dans la section Trajets

Indiquez votre Lieu de départ ainsi que votre Lieu d'arrivé. Si vous sélectionnez Autre dans l'un de ces champs, il faudra préciser l'adresse de ce lieu. À l'aide du menu déroulant suivant, choisissez le Type de trajet entre Aller simple et Aller-retour. Selon les lieux et le type sélectionnés, le Remboursement du trajet sera automatiquement calculé. Au besoin, vous trouverez au bout de la ligne un icône permettant de recalculer la distance et un permettant de supprimer le trajet.

Un peu plus bas, activez les interrupteurs correspondant à votre situation, si applicable :

• Déplacement en dehors des heures de travail;
• Transport de matériel;
• Tarif covoiturage au kilomètre. Si activé, un champ obligatoire apparaîtra pour y indiquer le nom du covoitureur.

Si nécessaire, déposez une pièce justificative pour ce déplacement.

Si d'autres trajets ayant les mêmes caractéristiques sont à ajouter, cliquez sur le bouton Ajouter un trajet et répétez la procédure de l'étape 4.

Nous entendons par mêmes caractéristiques:

• Le même type de déplacement;
• La même date;
• La même description, et;
• Les mêmes interrupteurs.

Si un autre trajet comporte une différence avec le premier entré, il faudra le mettre à part. Au besoin, sautez à l'étape 8 pour connaître la procédure.

Le nombre de kilomètres parcourus et le montant du remboursement seront calculé automatiquement selon les établissements choisis précédemment. 

Un peu plus bas, vous trouverez la section Répartition du déplacement. Indiquez obligatoirement la répartition et le validateur de ce déplacement. Les autres champs sont facultatifs: remplissez-les uniquement si vous connaissez l'information.

Une fois les informations du déplacement saisies, cliquez sur Appliquer afin de les enregistrer en fermant le déplacement, ou sur Appliquer et dupliquer pour enregistrer ce déplacement tout en le copiant pour un second déplacement.

Si d'autres trajets avec des conditions différentes sont à ajouter, il faudra remplir une autre demande de remboursement.

Trois options sont possibles pour ouvrir une nouvelle page de déplacement, soit:

• en ayant dupliqué le premier déplacement à l'aide du bouton Appliquer et dupliquer de l'étape précédente; 
• en cliquant de bouton sur Ajouter à la section Remboursement de déplacements du formulaire, ou;
• en dupliquant un des trajets à l'aide de l'icône de duplication.
  

Notez qu'il n'y a pas de limite de déplacements par formulaire de demande de remboursement. Appliquez donc l'étape 8 autant que nécessaire. Toutefois, n'hésitez pas à consultez votre administrateur pour connaître la procédure interne souhaitée concernant le nombre de déplacement à inclure dans votre formulaire.

Une fois tous les frais ajoutés, deux options s'offrent à vous:

• Enregistrer : Cette option sauvegarde votre formulaire au statut Brouillon. Toutes les informations restent modifiables et ajoutable car votre formulaire n'est pas encore soumis pour validation;
• Soumettre pour validation : Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre formulaire pour traitement, cliquez sur cette option. Une fois soumis, il sera transmis pour traitement et sera au statut En attente.

Si désiré, visionnez la procédure en cliquand sur ce lien: Vidéo: Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursement de déplacements » ?.