Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursements de dépenses »?

Modifié le Jeu, 3 Juill. à 6:00 H

Remplir un formulaire de remboursement est une étape essentielle pour vous assurer que vos dépenses sont correctement traitées et validées. Cet article vous explique, étape par étape, comment accéder au module, saisir les informations nécessaires et soumettre votre formulaire de manière efficace et sans erreur.

Dans le menu de gauche, accédez au module des remboursements sous la section Formulaires, cliquez sur le module Remboursements de frais;
Une fois dans ce module, cliquez sur le bouton Ajouter pour initier une nouvelle demande de remboursement.

Deux types de remboursements sont disponibles :

Remboursement de dépenses;
Remboursement de déplacements.

Si vous souhaitez savoir savoir comment remplir une demande de remboursements de déplacement, consulter cet article: Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursements de déplacements » ?

Étapes pour remplir le formulaire de remboursement de dépenses

Tout d'abord, remplissez les champs au haut de la page de votre demande, soit à la section Remboursement de frais:

Sélectionnez l'établissement pour lequel vous souhaitez soumettre votre frais;
Indiquez votre emploi en lien avec ce frais;
Le champ Établissement principal ne peut pas être modifié: il s'agit d'une donnée indiquée à votre profil;
Le champ Port d'attache est également à titre informatif: il est seulement utile dans le calcul des déplacements selon le paramétrage du type de déplacement.

Avez ces premiers champs remplis, cliquez sur Ajouter pour saisir une nouvelle dépense:

Un formulaire va s'ouvrir. Choisissez le Type de remboursement de dépense et entrez les différentes informations:

Dépense sur une seule journée

Entrez la Date de la dépense;
Saisissez le Montant avant taxes;
Précisez le Montant des boissons alcoolisées, car il ne sera pas remboursé.
Indiquez le montant de chaque taxe ou cliquez sur le bouton Calculer les taxes au bas de la fenêtre pour les calculer automatiquement;
Indiquer le Montant non taxable ajouté à la facture (par exemple, le pourboire);
Valider le montant Total;
Ajoutez une Description;
Déposez une pièce justificative pour cette dépense.

Dépense sur plusieurs journées

Entrez la Date de début et la Date de fin de la dépense;
Saisissez le Montant avant taxes;
Précisez le Montant des boissons alcoolisées, car il ne sera pas remboursé.
Indiquer le Montant non taxable ajouté à la facture (par exemple, le pourboire);
Valider le montant Total;
Ajoutez une Description;
Déposez une pièce justificative pour cette dépense.

Un peu plus bas, vous trouverez la section Répartition du déplacement. Indiquez obligartoirement le validateur de ce déplacement. Les autres champs sont facultatifs: remplissez-les uniquement si vous connaissez l'information.

Répartitissez les coûts entre établissements, si applicable

Si le remboursement doit être réparti entre plusieurs établissements :

Dans le champ Répartition, indiquez le pourcentage pour le premier établissement;
Sélectionnez le validateur;
Si possible, indiquez l'approbateur;
Pour ajouter une autre répartition, cliquez sur Ajouter, puis complétez les informations pour le deuxième établissement;
Remplissez les champs correspondants.
Au besoin, vous pouvez supprimer une répartition à l'aide de l'icône de la poubelle.

Une fois toutes les informations saisies, plusieurs options s’offrent à vous :

Appliquer et dupliquer : Idéal si vous avez plusieurs dépenses similaires à soumettre. Lors de l’utilisation de cette option, un message s’affichera : « La dépense a été dupliquée avec succès. Veuillez apporter les modifications nécessaires, si applicable, dans la fenêtre actuelle. » Cela signifie que vous devez vérifier et ajuster les informations de la dépense dupliquée au besoin, avant de la soumettre;

Appliquer et ajouter un nouveau : Pour passer rapidement à une nouvelle saisie;
Appliquer : Pour valider les informations saisies pour cette dépense;
Calculer les taxes: Ce bouton calcule automatiquement le total de la répartition si plusieurs établissements sont impliqués.

Si vous avez plusieurs dépenses à déclarer, vous pouvez également cliquez à nouveau sur le bouton Ajouter dans la section Remboursement de dépenses. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque dépense.

Une fois les informations saisies, vous avez deux options :

Enregistrer : Cette option sauvegarde votre formulaire au statut Brouillon. Les informations restent modifiables et ne sont pas encore soumises pour validation;
Soumettre pour validation : Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre formulaire pour traitement, cliquez sur cette option. Une fois soumis, le formulaire sera transmis pour traitement et sera au statut En attente.

Pour visionnez la procédure expliquée plus haut, cliquez sur ce lien: Vidéo: Employé - Comment remplir le formulaire « Remboursement de dépenses » ?.