Employé - Comment remplir la demande de remplacement?

La gestion des absences et des remplacements est essentielle pour maintenir le bon fonctionnement des équipes et assurer une continuité dans les tâches quotidiennes. Pouvoir signaler rapidement une absence ou demander un remplacement facilite non seulement l'organisation interne, mais garantit également que les responsabilités soient prises en charge sans interruption.

Voici les étapes à suivre :

Accédez au module Absences et cliquez sur Nouvelle absence.

Remplissez la demande d'absence et cliquez sur Continuer pour accéder à la section de demande de remplacement.

Pour plus de détails sur cette première étape, consultez cet article : Employé - Comment remplir la demande d'absence?

Maintenant à la section de demande de remplacement, indiquez votre besoin de remplacement.

Si vous avez besoin d'être remplacé, passez à l'étape 3.

Si le paramétrage de l'établissement où vous travaillez le permet, vous pouvez remplir une demande d'absence qui ne nécessite pas de remplacement. Pour ce faire, activez l'interrupteur Pas besoin d’être remplacé et cliquez sur Soumettre.

Votre demande sera visible dans le module Absences avec cette icônepour indiquer qu’elle ne requiert pas de remplacement.

Pour voir en détail comment remplir une demande de remplacement, vous pouvez visionner cette vidéo : Vidéo: Employé - Comment faire une déclaration d'absence sans demande de remplacement ?

Si vous vous absentez et que vous devez être remplacé, cliquez sur Générer mon horaire.

Si votre horaire employé est configuré, vos périodes s’afficheront automatiquement.

Si votre horaire n’est pas configuré, le système copiera les horaires inscrits dans votre demande d’absence.  

Remplissez le plus de champs possible : si vous mettez le maximum d'informations, vous vous assurez que les remplaçants ont tous les détails nécessaires pour accepter votre remplacement.

Attention, toutes les données déposées à cette page sont visibles par tous les remplaçants qui recevront votre demande, à l'exception du champ Note interne (masqué aux remplaçants). Ainsi, toute information confidentielle, comme une liste de présence des élèves/enfants, ne devrait pas être incluse dans votre demande de remplacement.

Voici les champs à remplir :

• Spécialité : Sélectionnez la spécialité en lien avec votre emploi. Assurez-vous de choisir la bonne afin de cibler les bons remplaçants. Prêtez attention à sélectionner la bonne clientèle entre par exemple Arts plastiques préscolaire-primaire et Arts plastiques secondaire.
• Clientèle : Choisissez la clientèle avec qui le remplaçant travaillera. Selon le paramètre de votre organisation, ce champ peut être facultatif ou obligatoire.
• Planification : À cette section, vous pouvez déposer tous les documents nécessaires, dont la planification de votre journée d'absence.
• Où trouver la planification : Indiquez à cet endroit où trouver la version papier de votre planification

Puisque nous déconseillons de rendre la liste de présence ou toute autre information confidentielle disponible dans votre demande de remplacement, n'hésitez pas à inscrire à cet endroit où trouver les documents physiques avec ces informations!

• Période(s) libre(s) : Inscrivez à cet endroit les périodes où le remplaçant sera libre, surtout si vous n'avez pas d'horaire employé.
• Période(s) de surveillance : Saisissez à ce champ les périodes de surveillance que le remplaçant devra compléter. N'hésitez pas à les indiquer même si vous avez votre horaire de remplacement généré automatiquement.
• Commentaire : Cette case vous permet d'ajouter toute information complémentaire. 
• Note interne (masqué aux remplaçants) : Cette case est celle disponible à votre demande d'absence. Elle est dupliquée à cet endroit pour vous permettre d'ajouter des informations sans devoir reculer à la page précédente.

Une fois la demande complétée, cliquez sur Soumettre.

Pour consulter l’état de vos demandes de remplacement, accédez au module Remplacements. Vous pourrez voir si votre demande est en attente d’un remplaçant ou si un remplaçant l’a acceptée.

Pour voir comment remplir une demande de remplacement en détail, vous pouvez consulter cette vidéo explicative : Vidéo : Employé - Comment remplir une demande de remplacement ?