Personnel de soutien administratif - Comment ajouter une formation au catalogue?

Dans le module Formations, tout le personnel administratif, qu’il s’agisse des gestionnaires, des secrétaires ou des répartiteurs, peut facilement ajouter une formation au catalogue pour répondre aux besoins de développement des employés. Cette fonctionnalité simplifie l’organisation des formations en centralisant toutes les informations nécessaires. 

Pour créer une formation, il suffit d’accéder à l’onglet Gestion du catalogue dans le module Formations, puis de cliquer sur Ajouter une formation.     

Remplissez les informations générales de la  formation en précisant:

• le titre (nom de la formation), 
• un résumé (description brève pour donner un aperçu au Catalogue), 
• le thème (si désiré),
• une description complète contenant les détails approfondis sur le contenu de la formation,
• les prérequis (si nécessaire).  

Attention, notez que vous pouvez activer l'interrupteur Approbation du gestionnaire requise pour indiquer si les employés doivent avoir une approbation de leur gestionnaire pour assister à cette formation.

Une fois les informations ci-dessus indiquées, cliquez sur le bouton Ajouter une séance pour définir les détails spécifiques de la session comme : 

• Date et heure de début et de fin : Précisez quand la formation aura lieu.
• Durée en minutes : Indiquez la durée totale.
• Code budgétaire : Si applicable, ajoutez le code pour la gestion des finances.
• Lieu:

• Pour une formation à distance : Ajoutez un lien électronique pour se connecter.
• Pour une formation en personne : Renseignez l’adresse de l’établissement et le local.

• Une fois les informations remplies, confirmez la création de la séance en cliquant sur le bouton "Ajouter".

Attention, si vous ajoutez deux séances à cette formation, cela indique que la présence aux deux séances est obligatoire pour la réussite de cette formation. Si vous désirez faire plusieurs formations, il faudra plutôt dupliquer celle que vous voulez donner à plusieurs reprises.

Après avoir ajouté au moins une séance, vous pouvez personnaliser davantage votre formation :

• Date limite d’inscription : Définissez la dernière date à laquelle les employés peuvent s’inscrire.
• Nombre de places disponibles : Limitez le nombre de participants si nécessaire.
• Corps d’emploi visés : Sélectionnez les groupes professionnels concernés.
• Établissements visés : Précisez les établissements pour lesquels la formation est pertinente.
• Employés visés : Ciblez des individus spécifiques si nécessaire.
• Nom du formateur : Mentionnez si le formateur est interne ou externe.
• Pièces jointes de la formation : Ajoutez des documents ou des ressources complémentaires à la formation.