Personnel de soutien administratif - Comment créer les calendriers et horaires maîtres des années suivantes?

Le calendrier change chaque année, mais ce n’est pas nécessairement le cas de l’horaire maître de l’établissement. Pour éviter de tout recommencer chaque année, il peut être intéressant de partir du travail de l’année précédente.

Copiez le calendrier de l’année qui se termine en copiant, ou pas, les horaires maîtres. 

Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur le bouton Copier de… à l’onglet Calendrier;
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Dans la case Établissement, choisissez à partir de quel établissement vous souhaitez copier le calendrier;
3. Dans la case Nom du calendrier, choisissez le calendrier spécifique que vous souhaitez copier;
4. Cliquez sur Copier seulement le calendrier pour seulement copier le calendrier ou bien sur Copier le calendrier et les horaires pour copier le calendrier ainsi que tous les horaires s’y rattachant;
5.  Vous remarquerez que le nouveau calendrier a été renommé comme l'ancien, mais avec l'ajout d'un "_1" à la fin.

Cliquer sur l'icône du crayon de votre nouveau calendrier afin de modifier tous les champs nécessaires pour la nouvelle année qui débutera. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : 

1. Ajustez le nom du calendrier pour plutôt faire référence à celui de la nouvelle année;
2. Changez aussi les dates visées par le calendrier dans les champs De et À;
3. Si vous utilisez la case Restreindre la période pendant laquelle les employés peuvent modifier leurs horaires, corrigez-y aussi les dates;
4. Supprimez toutes les journées pédagogiques et les congés qui sont déjà inscrit (ce sont ceux de l’année précédente);
5. Ajouter toutes les journées pédagogiques et les congés de la nouvelle année;
6. Confirmer que le calendrier soit Actif;
7. Enregistrez vos changements.

Cliquez sur l'onglet Horaires. Si vous n’avez pas copié les horaires maîtres d’un calendrier, vous verrez qu’il n’y a aucun horaire dans l’onglet Horaires. Vous pouvez donc sauter l’étape 3 et directement passer à l’étape 4.

Si vous avez décidé de copier le calendrier ainsi que les horaires, c’est à cette étape que vous devrez les vérifier avant de copier ce calendrier (et les horaires!) pour tous vos établissements.

Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : 

1. Ouvrez un des horaires maîtres présents à l’aide de l’icône du crayon;
2. Vérifiez ensuite que les données de l’horaire sont encore exactes pour l’année scolaire à venir;
3. Si vous avez effectué des changements dans l’horaire, enregistrez le tout;
4. Fermer l’horaire que vous venez de vérifier;
5. Répétez ces étapes pour tous vos horaires maîtres;
6. Au besoin, supprimez des horaires maîtres avec l’icône de la poubelle (notez que vous pouvez supprimer des horaires seulement si aucun horaire employé ne lui est rattaché).

Copier le nouveau calendrier que vous avez modifié pour la nouvelle année dans chacun des établissements. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur le bouton Copier de...;
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Dans la case Établissement, choisissez à partir de quel établissement vous souhaitez copier le calendrier;
3. Dans la case Nom du calendrier, choisissez le calendrier spécifique que vous souhaitez copier;
4. Cliquez sur Copier seulement le calendrier pour seulement copier le calendrier ou bien sur Copier le calendrier et les horaires pour copier le calendrier ainsi que tous les horaires s’y rattachant.

Répétez ces étapes pour ajouter le calendrier (et possiblement les horaires) dans chacun de vos établissements.

Ajustez, au besoin, les horaires dans chacun de vos établissements s'ils ne sont pas exactement les mêmes!